חולה שביטל תור ולא מילאת את המקום - הפסדת כסף.
מרפאת שיניים חיה על תורים. כל תור ריק הוא הפסד. כל ביטול שלא מולא הוא חור ביומן. כל פנייה שלא נענתה הוא מטופל שהלך למרפאה אחרת. אנחנו בונים למרפאות שיניים מערכת CRM עם סוכני AI שקובעים תורים, שולחים תזכורות, ממלאים ביטולים מרשימת המתנה, ועונים לכל פנייה - בוואטסאפ ובטלפון. 24/7.
לתיאום שיחת אפיוןמה אנחנו בונים למרפאות שיניים
סוכן פניות ותורים
מטופל חדש שולח הודעה בוואטסאפ או פונה דרך האתר - סוכן AI עונה מיד. מברר מה הבעיה, באיזה טיפול מדובר, ומציע תורים פנויים. המטופל בוחר זמן, התור נכנס למערכת, תזכורת מתוזמנת. בלי שהמזכירה צריכה להרים טלפון.
מילוי ביטולים אוטומטי
מטופל מבטל תור - המערכת פונה מיד למטופלים ברשימת ההמתנה. הודעה בוואטסאפ: "התפנה תור ביום שלישי ב-14:00, מתאים לך?" מי שמאשר ראשון - נכנס. החור ביומן מתמלא תוך דקות, לא שעות. בלי שהמזכירה מתקשרת אחד אחד.
סוכן קולי למרפאה
סוכן קולי AI שעונה לטלפון כשהמזכירה עסוקה, כשהמרפאה סגורה, או כשיש שלוש שיחות בו זמנית. מברר מה המטופל צריך - קביעת תור, שינוי תור, שאלה על טיפול. מטפל בפניות שגרתיות לבד ומעביר לצוות מה שדורש תשומת לב. כל שיחה מתומללת ונרשמת בכרטיס המטופל.
CRM למרפאת שיניים
מערכת CRM עם כרטיס לכל מטופל - היסטוריית טיפולים, תורים עתידיים, תוכנית טיפול, הערות, מסמכים. פייפליין שמותאם למרפאה: פנייה חדשה, תור ראשון, תוכנית טיפול, טיפולים בהתקדמות, תחזוקה שוטפת. דשבורד עם תמונת מצב - כמה תורים השבוע, כמה ביטולים, כמה מטופלים חדשים, תפוסת היומן.
החזרת מטופלים לא פעילים
מטופל שלא הגיע חצי שנה? המערכת שולחת הודעה בוואטסאפ - תזכורת לבדיקה תקופתית, עדכון על טיפולים חדשים, או הצעה לתור. לא ספאם - הודעה אחת מותאמת שנשלחת בזמן הנכון. מטופלים שחוזרים הם הלקוחות הכי קלים לסגור - הם כבר מכירים את המרפאה.
הבעיה של מרפאות שיניים
מרפאת שיניים ממוצעת מפסידה בין 10% ל-20% מההכנסה הפוטנציאלית על ביטולים, no-shows, ופניות שלא נענו. זה לא בגלל שירות רע - זה בגלל שהמזכירה לא מספיקה.
הטלפון מצלצל כשהיא מדברת עם מטופל בדלפק. וואטסאפ מלא בהודעות שלא נקראו. מטופל ביטל תור ואף אחד לא פנה לרשימת ההמתנה. מטופל שסיים טיפול לפני חצי שנה ואף אחד לא יזם קשר. ההכנסה הולכת לאיבוד לא כי חסרים מטופלים - כי חסר מי שיטפל בכל הפניות בזמן.
וכשהמרפאה סגורה - אף אחד לא עונה. מטופל שמחפש מרפאה בשבע בערב מתקשר, לא עונים, מתקשר למרפאה הבאה בגוגל.
איך זה עובד ביום-יום
תזכורות שמונעות ביטולים
ביטולי תורים במרפאות שיניים הם בעיה כרונית. מטופלים שוכחים, משהו צץ, מתביישים לבטל ופשוט לא מגיעים.
המערכת שולחת רצף תזכורות אוטומטי: יומיים לפני - הודעה בוואטסאפ עם פרטי התור ואפשרות לאשר או לשנות. יום לפני - תזכורת נוספת. שעתיים לפני - תזכורת אחרונה.
מטופל שלא מאשר מקבל שיחה מסוכן קולי. מטופל שמבטל - המערכת ממלאת את המקום מרשימת ההמתנה. מטופל שלא מגיע ולא ביטל - נרשם במערכת למעקב.
מרפאות שעובדות עם תזכורות אוטומטיות רואות ירידה משמעותית בביטולים וב-no-shows.
מערכת אחת במקום ניהול ביומן נייר
מרפאות שמגיעות אלינו עובדות בדרך כלל עם יומן (נייר או גוגל קלנדר), וואטסאפ בטלפון של המזכירה, ואולי אקסל עם פרטי מטופלים. אין היסטוריה מרוכזת, אין מעקב, אין דוחות.
מערכת CRM מחליפה את כל זה. כל מטופל עם כרטיס. כל תור מתועד. כל הודעה נרשמת. כל ביטול מטופל. תורים, תזכורות, מעקב, דוחות - הכל ממקום אחד.
תורים מתמלאים. ביטולים ממולאים. פניות נענות. המזכירה מתפנה למטופלים שבמרפאה. והמרפאה מפסיקה להפסיד כסף על חורים ביומן.